ผู้นำเสนองานไม่ควรนำเนื้อหารองทั้งหมดมาใส่ เนื่องจากจะต้องบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

“อัตราส่วนของเนื้อหาช่วงต้นไม่เกิน 5-10% เนื้อหาช่วงกลาง 70-80% และช่วงจบไม่เกิน 5-10%”

การจัดการเนื้อหา

เนื้อหาที่ได้มาจำเป็นต้องมีการจัดลำดับให้เหมาะสม ด้วยการจับกลุ่มประเด็นสำคัญหลักเข้าด้วยกัน ตามด้วยประเด็นสำคัญรอง ยกตัวอย่างเช่น การจัดการเนื้อหาวิธีหนึ่งที่ใช้ได้ผลก็คือ การเรียงตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิด โดยการนำเสนอข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีตก่อน จากนั้นก็ตามด้วยข้อมูลในปัจจุบัน และท้ายสุด คือ ข้อมูลที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เป็นต้น

“ผู้นำเสนองานไม่ควรนำเนื้อหารองทั้งหมดมาใส่ เนื่องจากจะต้องบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ”

สิ่งสำคัญก็คือ ผู้นำเสนอไม่ควรนำเนื้อหารองทั้งหมดที่มีอยู่มารวมไว้ในเนื้อหาที่จะนำเสนอ เนื่องจากจะต้องมีการบริหารจัดการเวลาให้เหมาะสม โดยต้องแน่ใจว่าตัวเองมีโอกาสได้นำเสนอหัวข้อสำคัญหลักๆ ทั้งหมด หรือ ครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ตามที่ได้วางแผนไว้เบื้องต้น ด้วยเหตุนี้ให้ผู้นำเสนอนำเอามาเฉพาะเนื้อหาที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เช่น ข้อเท็จจริง หรือ กรณีศึกษา เพื่อสนับสนุนประเด็นหลัก อย่าพยายามนำเสนอข้อมูลให้ผู้ฟังมากจนเกินไปโดยการนำเสนอเนื้อหาที่เป็นประเด็นสำคัญรองหรือไม่สำคัญจริงๆ เพราะไม่เพียงแต่จะทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อเท่านั้น แต่ยังทำให้ผู้นำเสนองานเองก็ไม่มีเวลาพอที่จะเชื่อมต่อกับผู้ฟังอีกด้วย

การเตรียมการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพประกอบไปด้วยระเบียบปฏิบัติที่ต้องทำตามอย่างเคร่งครัดตามรายละเอียดซึ่งได้นำเสนอไว้ข้างต้นทั้งหมด นอกจากนี้ผู้นำเสนองานก็ไม่ควรพยายามที่จะพูดหรือนำเสนอข้อมูลทุกอย่างที่คุณอยากจะนำเสนอในระหว่างการถ่ายทอด และถ้าเป็นได้ก็คือให้ผู้นำเสนอปรึกษาผู้ฟัง สอบถามความต้องการ หรือ ร่วมกันเลือกเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอก่อนวันนำเสนอจริง และที่สำคัญที่สุดก็คือจะต้องมีการเรียงลำดับเนื้อหาอีกครั้งเพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเนื้อหาส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับตัวเขาและดูสมเหตุสมผลมากที่สุด

การเตรียมเนื้อหาหลัก

หลังจากได้มีการกำหนดเป้าหมายในการนำเสนองานเสร็จแล้ว ให้ลองประเมินว่าต้องใช้เนื้อหาจำนวนมากน้อยแค่ไหนเพื่อนำเสนอข้อมูลให้พอดีกับเวลา นอกจากนี้ก็ให้ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเรื่องภูมิหลังของผู้ฟังที่ได้จากการวิเคราะห์ก่อนหน้านี้มาใช้เพื่อเตรียมเนื้อหาและรายละเอียดให้สอดคล้องกับความคาดหวังของคนฟัง ในขณะเดียวกันก็เพื่อไม่ทำให้เนื้อหาดูมากหรือน้อยจนเกินไป

เนื้อหาในส่วนกลางหรือเนื้อหาหลักๆ ของการนำเสนองานจะต้องมีการอธิบายขยายความให้ชัดเจนเพื่อทำให้ผู้ฟังมองเห็นภาพ และรู้สึกน่าสนใจพอ ทั้งนี้มีหลักการง่ายๆ ที่จะทำให้งานในส่วนนี้น่าสนใจมากขึ้นก็คือการสร้างความหลากหลายให้กับเนื้อหาเพื่อลดความน่าเบื่อด้วยการ

นำเสนอข้อเท็จจริงและข้อมูลเป็นหลัก
ใช้คำพูดหรือคำคมจาก “ผู้เชี่ยวชาญ”
เล่าประสบการณ์ต่างๆ ของตัวเองให้สอดคล้องกับเนื้อหาที่กำลังนำเสนอ (ให้จำไว้ว่าผู้ฟังส่วนใหญ่ชอบเรื่องเล่า โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำหรือประสบการณ์ของเขา)
ยกตัวอย่าง หลักฐาน และข้อมูลต่างๆ มาสนับสนุนหรือประกอบการนำเสนอเพื่อทำให้เกิดความน่าสนใจ และลดความน่าเบื่อ (ใช้ได้ผลดีในกรณีที่ค่อนข้างมีเวลา)
อธิบายขยายความให้ดูน่าติดตาม โดยผู้นำเสนองานควรขยายความข้อมูลใน 1 สไลด์ให้ได้ประมาณ 8-10 นาที

“ผู้นำเสนองานควรขยายความข้อมูลใน 1 สไลด์ให้ได้ประมาณ 8-10 นาที”

ที่สำคัญก็คือให้ระลึกอยู่เสมอว่าการเตรียมเนื้อหาหลักๆ ในช่วงกลางของการนำเสนองานซึ่งมีอยู่ประมาณ 70-80 เปอร์เซ็นต์ของเนื้อหาทั้งหมดก็คือการทำให้เนื้อหามีความหลากหลายไม่น่าเบื่อ เนื่องจากในช่วงนี้ระดับสมาธิของผู้ฟังลดลงจากช่วงต้นอย่างรวดเร็วและจะยิ่งลดลงอีกถ้าได้ฟังแต่เฉพาะข้อเท็จจริง เนื้อหาในเชิงวิชาการ หรือ ข้อมูลในเชิงเทคนิคอย่างเดียวเป็นหลัก

การเตรียมเนื้อหาช่วงต้นและช่วงจบ

หลังจากได้เตรียมเนื้อหาส่วนกลางหรือเนื้อหาหลักๆ เสร็จแล้ว จากนั้นก็ให้ตัดสินใจเลือกวิธีการนำเสนอช่วงแรกและช่วงจบให้น่าประทับใจ หลักการที่สำคัญของการเตรียมเนื้อหาช่วงต้นหรือช่วงเกริ่นนำก็คือ “การเรียกความสนใจ” จากผู้ฟัง เนื่องจากช่วงนี้สมาธิของผู้ฟังอยู่ในระดับสูงสุด ในขณะที่ช่วงจบหรือช่วงสิ้นสุดการนำเสนอก็จะต้องมีการสรุปทบทวนหัวข้อหลักๆ ให้ผู้ฟังสามารถจดจำและปฏิบัติตามได้มากที่สุด เนื่องจากช่วงนี้ระดับสมาธิของผู้ฟังจะฟื้นคืนกลับมาอีกครั้ง หรือ อาจกล่าวได้ง่ายๆ ก็คือช่วงเกริ่นนำเป็นการ “แจ้งให้คนฟังทราบว่าคุณกำลังจะบอกเรื่องราวอะไรกับคนเหล่านี้” จากนั้นช่วงจบก็คือ “การแจ้งให้คนเหล่านี้ทราบอีกครั้งว่าคุณได้บอกอะไรเขาไปแล้วบ้าง”

ในระหว่างช่วงเกริ่นนำก่อนเข้าสู่ช่วงเนื้อหาหลักๆ สิ่งสำคัญที่ต้องทำก็คือการเรียกและสร้างความสนใจให้ผู้ฟังรู้สึกอยากฟังต่อ เพราะถ้าสมมติว่าผู้นำเสนอลืมแนวคิดเรื่องนี้ไปและไม่ได้ทำในระหว่างการนำเสนองานแล้ว คุณก็จะมีช่วงเวลาที่ยุ่งยากต่อไปอีกนานเพื่อทำให้ผู้ฟังรู้สึกอยากกลับมาสนใจการนำเสนออีกครั้ง

ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ซึ่งผู้นำเสนองานสามารถนำไปใช้ได้เพื่อเรียกความสนใจผู้ฟังในช่วงต้น

เริ่มต้นด้วยการนำเสนอเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย ค่านิยม หรือ สิ่งที่ผู้ฟังต้องการฟังเป็นพิเศษในขณะนั้น
เริ่มต้นด้วยการตั้งคำถามเพื่อกระตุ้นให้ผู้ฟังตอบหรือคิดตาม (แต่ควรเป็นคำถามง่ายๆ)
แชร์ข้อมูลหรือประสบการณ์ส่วนตัวของผู้นำเสนอซึ่งเกี่ยวข้องกับเนื้อหาเพื่อดึงเข้าสู่เนื้อหา
เริ่มต้นด้วยคำพูดติดตลก หรือ เรื่องราวขำขัน แต่ต้องไม่ติดแนวทะลึ่งตึงตัง
เปิดรูปการ์ตูน รูปภาพสวยงาม หรือ รูปภาพชวนให้น่าสงสัยหรือน่าติดตามตั้งแต่สไลด์แรก
เริ่มต้นด้วยคำพูดหรือข้อความที่สร้างแรงบันดาลใจ
เริ่มต้นด้วยการสาธิตวิธีการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ ที่ต้องการจะนำเสนอ
เริ่มต้นด้วยคำขวัญ คำกลอน หรือ สุภาษิตที่น่าจดจำ
เริ่มต้นด้วยการเปิดคลิป วิดีโอ หรือ คลิปเสียง

“เนื้อหาในช่วงต้นของการนำเสนอจะต้องเรียกความสนใจผู้ฟังให้อยากฟังต่อได้”

นอกจากนี้ในระหว่างช่วงต้นของการนำเสนอ โดยเฉพาะการนำเสนอประเภทแจ้งข้อมูลให้ทราบ ผู้นำเสนอควรที่จะต้องเปิดตัวด้วยการแจ้งหัวข้อหรือกำหนดการ และเป้าหมายของการนำเสนองานให้ผู้ฟังได้รับทราบอย่างชัดเจน เพราะช่วยให้ผู้ฟังสามารถติดตามและรู้ว่าช่วงไหนของการนำเสนอที่ตัวเองจะต้องใส่ใจเป็นพิเศษ

ในขณะเดียวกันระหว่างการจบการนำเสนอ ให้เน้นที่การสรุปทบทวนหัวข้อหลักๆ อีกครั้ง หรือ การฝากข้อคิด คติสอนใจ หรือ สิ่งที่เป็นประโยชน์กับผู้ฟังเพื่อให้ผู้ฟังสามารถจดจำเนื้อหาให้ได้มากที่สุด เพราะความจริงก็คือผู้ฟังไม่สามารถจดจำเนื้อหาทั้งหมดได้นอกจากหัวข้อหลักๆ เท่านั้น